Cada vez los empresarios, y por ende las empresas, son más conscientes de los beneficios económicos, estratégicos y tácticos que trae consigo una Administración adecuada y profesional de los proyectos. Si bien es cierto que desde el nacimiento del PMI Capitulo México, en 1996, se ha buscado evangelizar y permear al país de buenas prácticas de Administración de Proyectos, aún existe mucha labor por delante, sobre todo con las empresas Medianas y Chicas, ya que estas aún no encuentran, en muchos de los casos, alentadora la ecuación del costo-beneficio al tratar de implementar buenas prácticas en esta materia. En mi muy particular punto de vista, la variable que a veces no termina de embonar es la proliferación descontrolada de los “especialistas” en Administración de Proyectos, los cuales en muchos de los casos, por desconocimiento, no realizan una labor profesional en los proyectos que emprenden. El Administrador de Proyectos, en México, se ha desvirtuado en cuanto a su rol y responsabilidad que debiera cargar en sus hombros, ya que en muchas de las veces sólo se limita a “picar” al equipo de proyecto para que se apure, y no se percata de su principal función como Administrador de un Proyecto: “hacer todo lo que esté en sus manos para buscar que el proyecto SI sea un éxito”, con todo lo que esto conlleva y NO únicamente tomando la tarea como un Director de Proyecto que debe lidiar con la gente. Aquí cabe muy bien recordar que, desde los zapatos de un Administrador de Proyectos, “Cualquier problema dentro del proyecto o causa por la que no se dé un proyecto exitoso, es total y absoluta responsabilidad del Director de Proyectos, y de nadie más”.
Intentando tomar con responsabilidad nuestra labor y buscando apoyar a nuestros colegas Administradores de Proyectos, aquí les dejamos algunos puntos básicos que no debemos perder de vista cuando se nos encomienda la importantísima responsabilidad de un proyecto:
- Hablando estrictamente del perfil y descripción del puesto de un Administrador de Proyectos, el punto inicial que debiera describir nuestra labor es: Administrar el Riesgo. Es fundamental tener en cuenta que la prioridad número uno de un Director de Proyectos es llevar a cabo la Planeación, Ejecución, Monitoreo y Control de los Riesgos, tanto positivos como negativos, los cuales son igual de importantes para que un Proyecto lleve su cauce normal. ¡No queremos sorpresas! Y mientras menos haya, todos los involucrados del proyecto estarán más tranquilos.
- Nunca perdamos de vista el triángulo de la TRIPLE RESTRICCIÓN del Proyecto. Lo mínimo que podemos hacer es siempre mantener equilibradas tres variables del proyecto: Alcance, Tiempos y Costos. Aún y cuando nuestro cliente (interno o externo) o “sponsor” exija un cambio de Alcance, reducción de Tiempos o Reducción de gastos… debemos actuar con total responsabilidad y replantear el proyecto de manera racional, y re-balanceando nuevamente nuestras tres variables. ¡Es imposible terminar más rápido sin invertir más o incrementar el Alcance sin gastar más o inyectar más esfuerzo! Es fundamental recordar que el proceso de Planeación de un proyecto siempre será CÍCLICO y continuo. Muchas veces nos olvidamos de volver a generar un nuevo Plan cuando algo cambia.
Aún y cuando las buenas prácticas hablan de que debemos enfocarnos y nunca perder de vista las 9 áreas de conocimiento de todo Proyecto (Alcance, Riesgos, Tiempos, Costos, Recursos Humanos, Comunicación, Integración, Calidad y Suministros), podemos empezar a realizar una mejor Administración de los Proyectos si buscamos al menos seguir religiosamente estos dos puntos.
¡Empecemos por hacer que la labor del Administrador de Proyectos sea de responsabilidad y ética hacia la mejora de los proyectos, lo que les aseguro provocará un “efecto dominó” muy interesante y lleno de Círculos Virtuosos!
